15 — Use Cases
Gestructureerde beschrijvingen van canonieke scenario's binnen het Ruimtemeesters-portfolio — dingen als "Databank publiceert een beleidsdocument naar Geoportaal" of "Opdrachten-Scanner detecteert een opdracht en promoveert deze in CRM".
Een use case bestaat onafhankelijk van een verandering. Hij beschrijft de wereld zoals hij is (of zoals we hebben afgesproken dat hij zou moeten zijn). PRDs stellen voor om een use case te veranderen; use cases leven los daarvan voort.
Reikwijdte in Documentatie
Alleen use cases die meerdere apps raken. Single-app use cases horen in de product-repo van die app.
Use case vs user journey
| Use case | User journey | |
|---|---|---|
| Scope | Eén scenario binnen ons systeem | Hele dag over meerdere systemen |
| Vorm | Gestructureerd (actor, trigger, flow, alternatieven) | Verhalend, in de tijd |
| Stabiel? | Ja — langlevend | Ja, maar past mee bij gewijzigde werkpatronen |
| Eigenaar | Proces-eigenaar | Persona-eigenaar / UX |
Wanneer wel
- Een cross-app scenario komt vaker voor en wordt steeds hetzelfde beschreven
- Een PRD verwijst naar "wat gebeurt er als X" en dat scenario staat nergens
- Een overdracht tussen apps heeft een ondubbelzinnig contract nodig over wie-doet-wat-wanneer
Wanneer niet
- Eenmalig — wacht tot het terugkomt
- Een pure UI-flow binnen één scherm — dat is PRD-terrein
Statuswaarden
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Wordt geschreven |
| Actueel | Beschrijft hoe het nu werkt |
| Doel | Beschrijft de gewenste toekomstige staat, nog niet gerealiseerd |
| Gearchiveerd | Niet meer in gebruik; reden vermeld |
Bestandspatroon
<actor>-<actie>-use-case.md — bijv. databank-publiceert-naar-geoportaal-use-case.md.
Sjabloon
# <Actor>: <Actie> — Use Case
**Laatst bijgewerkt:** YYYY-MM-DD
**Status:** Concept | Actueel | Doel | Gearchiveerd
**Eigenaar:** <proces-eigenaar>
## Actor
(Primaire actor — de rol, niet een persoon. Secundaire actoren indien relevant.)
## Trigger
(Welke gebeurtenis start dit. Inkomende mail? Geplande job? Door gebruiker geïnitieerd?)
## Voorwaarden
(Wat moet waar zijn voordat dit kan lopen. Data, rechten, voorgaande stappen.)
## Hoofdflow
1.
2.
3.
## Alternatieve flows
### <Alt-naam> (wanneer …)
1.
2.
## Resultaat
(Wat is waar nadat de use case klaar is. Nieuwe records, verstuurde notificaties, statusveranderingen.)
## Geraakte systemen
| Systeem | Rol |
|---|---|
| | |
## Faalmodi
(Wat kan misgaan, en hoe gaat het bureau daarmee om.)
## Gerelateerd
- Journey: [[journey-slug]]
- PRDs: [[prd-slug]]
- TDSs: [[TDS-slug]]